Cómo Gestionar Remitentes de Correo

Es posible que algunos correos de remitentes legítimos sean considerados como correo "No Deseado" y enviados a la carpeta de "Junk-Email".

¿Cómo es filtrado mi correo?

Cuando un correo ingresa al servidor, es primero valorado por herramientas de filtrado de correo tipo SPAM para evitar, en lo posible, que correo basura llegue a su bandeja de correo de trabajo.

El correo que ingresa es valorado de acuerdo a las características del correo, como por ejemplo, de qué cuenta proviene, qué contenido tiene, a quien va dirigido.  De acuerdo a estas características, la herramienta de filtrado asigna una puntuación al correo para determinar la probabilidad de que se trate de un correo basura o Spam.

El correo entonces es tratado de acuerdo a su puntuación según las reglas definidas:

  • Menor de 10pts: correo válido
  • Entre 10pts y 20pts: correo con probabilidad baja
  • Entre 20pts y 30pts: correo con probabilidad media
  • Más de 30pts: correo altamente probable de ser Spam

La siguiente es una configuración frecuente:

¿Cómo un correo legítimo puede ser considerado como Spam?

Un correo legítimo o de una fuente confiable, puede ser considerado como Spam por la herramienta de filtrado por varias razones.  Entre las más importantes se encuentran:

  1. El servidor de correo del remitente se encuentra en una lista de servidores de mala reputación.
  2. El dominio del remitente (empresa.com), se encuentra en una lista de dominios de mala reputación.
  3. La cuenta de correo del remitente ([email protected]), se encuentra en una lista de correos de mala reputación.
  4. El servidor de correo del remitente no cuenta con una configuración adecuada de los registros SPF, DKIM.
  5. El correo del remitente no fue enviado desde su cuenta original (@empresa.com) sino desde una cuenta secundaria en su nombre (@otracuenta.com a nombre de @empresa.com).
  6. El correo tiene un formato inadecuado o contiene palabras o enlaces sospechosos.
  7. El remitente no se encuentra configurado como un remitente confiable o de un dominio confiable.

De las características anteriores, la número 4 es una muy frecuente debido a que esto no es configurado para algunos servidores, incluso de empresas reconocidas, y en ocasiones suma muchos puntos a la probabilidad de ser correo SPAM.

Es posible también que un remitente usual de pronto empiece a considerarse como sospechoso, esto debido a que las políticas de Spam y las herramientas evolucionan todos los días ante los diferentes ataques de Spam que se dan.  En este caso, si una herramienta o los criterios de puntuación de correo Spam se modifican, puede darse que remitentes usualmente legítimos pasen a ser remitentes no tan confiables y les afecten las reglas de Spam.

¿Cómo puedo prevenir que correos de remitentes válidos sean considerados como Spam?

Una opción es solicitar que configuren correctamente los registros SPF y DKIM en sus servidores.  Sin embargo, esto en ocasiones es complejo y muchas empresas no lo hacen.  También es posible instalar herramientas de Antivirus con funciones de filtrado de Spam en la aplicación cliente de correo (Outlook por ejemplo).

Otra opción, sencilla de realizar para evitar que correos de remitentes conocidos sean tratados como SPAM, es la de incluir sus cuentas de correo como Remitentes Confiables.  En el caso de la herramienta de correo SmarterMail, se pueden seguir los siguientes pasos:

  1. Ingresar al correo Web (webmail): http://webmail.empresa.com
  2. Seleccionar la opción "Settings".
  3. Seleccionar la opción "Spam Filtering":

  1. En la opción "Trusted Senders", seleccionar "Trusted Domains" si se desea agregar un dominio completo como confiable (empresa.com).  Si se desea agregar una dirección de correo específica, se debe de seleccionar la opción "Trusted Email Addresses",y ahí agregar la dirección de correo.

Similar a lo anterior, también es posible incluir correos de Remitentes no deseados en la opción de "Blocked Senders", para que de esta forma se bloqueen los correos de este remitente.

¿Qué sucede si los remitentes son válidos no sólo para mi sino también para otros miembros de mi empresa?

Si un remitente confiable sólo se configura para una cuenta específica, sólo para esa persona se corregirá el problema de correos legítimos en la carpeta de Spam.  Si el remitente se va a comunicar con varias personas de la empresa, lo mejor es configurarle como Remitente Confiable a nivel del Dominio (empresa.com) para que así sea un Remitente Confiable para toda la empresa y no sea necesario configurarlo en cada cuenta.

Para configurar a nivel de dominio Remitentes Confiables o Remitentes Bloqueados, es necesario solicitar al Administrador de Correo que actualice la configuración del dominio de correo indicándo las cuentas de correo válidas o no deseadas según corresponda.

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