¿Conoce los beneficios de un ERP y cuáles pueden apoyar su pequeña o mediana empresa?


Las pequeñas y medianas empresas (PYME), aunque muy diferentes en su tamaño y dinámica de trabajo, enfrentan retos similares en cuanto a su organización y gestión, pues todas manejan aspectos administrativos relacionados con el manejo de sus finanzas, facturación, manejo de personal, relación con los clientes, entre otros; así como el manejo de aspectos relacionados con la producción de bienes o entrega de servicios, lo cual implica la ejecución eficiente de su operativa de trabajo para ser más competitiva.

Algunas de estas empresas, por lo general se apoyan en el uso de diferentes sistemas o formas de trabajo poco sistematizadas para poder cumplir con sus tareas del día a día.  Un problema frecuente, es que se encuentran constantemente con información diseminada en diferentes lugares, lo cual, además de generar retrasos importantes para localizar la información deseada, también produce retrabajo al tener que ingresarla múltiples veces en diferentes lugares, además de que no se tiene una certeza clara sobre si la información encontrada corresponda con la versión más actualizada, o más completa que se requiere.

La información es indudablemente uno de los principales activos de toda empresa, y, para el caso de las PYME, mucha de esta información se mantiene en múltiples hojas electrónicas o documentos independientes, los cuales, por lo general, están expuestas a riesgos importantes de seguridad y de integridad, si no se cuenta con las medidas y controles necesarios.

A continuación, se presentan algunas de las principales ventajas que ofrece un sistema ERP para empresas (Enterprise Resources Planning por sus siglas en inglés), conocido también como sistema de Planificación de Recursos Empresariales, el cual permite administrar la información relacionada con la operación general de la empresa, independientemente de su perfil de negocio o tamaño.

Información centralizada

Una de las principales ventajas que ofrece un ERP, es que permite gestionar de forma centralizada la información de la empresa, apoyando así las tareas de su personal y la toma de decisiones.  También le permite ser más eficiente en el uso de los recursos y tiempos de respuesta, logrando una reducción de costos, y riesgos operativos importante en el corto plazo, y la habilita para atender las necesidades crecientes de su giro de negocio, y prepara el camino para gestionar eficazmente las necesidades futuras.

Seguridad de la información

Los sistemas ERP cuentan con mecanismos para establecer los usuarios autorizados a utilizar el sistema, así como para la asignación de roles de acceso y permisos para que sólo los usuarios autorizados tengan acceso a información restringida, o a realizar operaciones específicas según su perfil de usuario.

Continuidad del negocio

Ante situaciones de emergencia o de contingencia, la empresa está en la posibilidad de continuar operando, gracias a que los sistemas de ERP cuentan con mecanismos de respaldo y recuperación, y muchos de ellos operan desde servidores en la nube o en línea que tienen facilidades para brindar una alta disponibilidad.

Flexibilidad de acceso

Muchos sistemas ERP para empresas cuentan con la posibilidad de operar en la nube, lo que permite a empresas que tienen operaciones o personal en distintas ubicaciones geográficas, poder acceder al ERP desde el lugar en que se encuentren.  Relacionado con esto, muchos ERP cuentan con la capacidad de funcionar desde dispositivos móviles como tabletas y teléfonos inteligentes.

Facilidades de colaboración

Gracias a que los diferentes colaboradores de la empresa pueden acceder al ERP, se facilita la comunicación y colaboración entre ellos para poder compartir información, o bien, trabajar de forma conjunta la cuenta de un cliente o procesos en general.  Esto, no sólo reduce la dependencia en colaboradores específicos, sino que hace más ágil y eficiente la operación general de la empresa.

Eficiencia en la operación

El contar con información de manera más rápida y confiable, ayuda a que los procesos y la toma de decisiones de la empresa se hagan con mayor agilidad, y se logre optimizar la ejecución de los procesos productivos y administrativos.  Todo esto ayuda a que una empresa aproveche mejor sus recursos, haciendo que sea más competitiva y eficiente en el mercado.

Sistemas ERP en el mercado para pequeñas y medianas empresas (PYME)

Existe una gran cantidad de sistemas ERP en el mercado que se orientan para la pequeña y mediana empresa o PYME en general.  Las características de estos sistemas, así como su oferta de módulos, estructura de costos, ventajas y desventajas, varía según el sistema y proveedor.  En el mercado, también hay sistemas ERP que son de paga, y sistemas ERP que son gratuitos, por lo que a continuación se mencionan los más populares en orden alfabético.

Sistemas de paga más populares de ERP para empresas pequeñas y medianas:

Sistemas gratuitos más populares de ERP para empresas pequeñas y medianas:

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ERPNext: Ejemplo de ERP gratuito

Considerando que la opción de un sistema gratuito puede ser de interés para muchas PYME que buscan cuidar su presupuesto, a continuación, comentamos sobre las principales características del sistema ERPNext, muchas de las cuales también aplican para algunos de los sistemas mencionados anteriormente.

ERPNext es un sistema de código abierto y de licencia pública, por lo que cualquiera que desee utilizarlo puede descargarlo e instalarlo para su uso sin ningún costo.  Es un sistema que puede adaptarse a diferentes tamaños y tipos de organización debido a que es configurable y de fácil uso. 

Este sistema puede ser utilizado por empresas con diferentes giros de negocio como, por ejemplo:

  • Ventas al detalle (Retail)
  • Servicios
  • Manufactura
  • Educación
  • Agricultura

Es un sistema Web diseñado para operar desde la nube o servidores propios de la empresa, y se puede acceder desde un navegador de Internet, o bien, desde dispositivos móviles como tabletas y teléfonos celulares (App Store y Google Play).

Cuenta con una serie de módulos estándar para atender las diferentes áreas o departamentos de la empresa, tales como:

  • Contabilidad
  • CRM (Relación con Clientes)
  • Manufactura
  • Gestión de inventario
  • Ventas
  • Compras
  • Proyectos
  • Recursos humanos
  • Nominas
  • Soporte

Posee un portal Web que puede ser accedido por los proveedores y clientes de la empresa para administrar su información específica, así como un sitio Web de “e-commerce” desde donde la empresa puede poner artículos y servicios a disposición de los clientes.

Una de sus principales características, es que es altamente personalizable y extensible, además de que permite a los usuarios crear sus propios formularios personalizados y aplicaciones para ampliar su funcionalidad.

ERPNext posee un asistente de configuración e importación de datos, que facilita la carga de productos, clientes, proveedores, bodegas, inventarios, entre otros.  Toda esta información es fácilmente accesible, gracias a que cuenta con un buscador en todas sus pantallas, y desde un documento se puede crear o acceder fácilmente a otros documentos relacionados.

Dentro de las características técnicas de ERPNext, podemos mencionar lo siguiente:

  • Es muy flexible y se puede adaptar a todo tipo de empresa.
  • Es multilenguaje y cada usuario puede seleccionar el idioma.
  • Facilita la integración con otros sistemas a través de APIs.
  • El código es abierto y editable (Python y Javascript).
  • Se pueden utilizar sólo los módulos que se necesitan.
  • El escritorio se puede personalizar para cada usuario.
  • Maneja estándares de calidad.
  • Tiene su propio aplicativo móvil (Apple y Android).

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Conclusión

Un ERP para empresas ofrece una serie de ventajas que permiten mejorar sustantivamente la operación de una PYME, sin importar cuál sea su tamaño.

Es importante indicar que la sola adopción del ERP no va a mejorar la empresa de la noche a la mañana, pues el éxito depende de muchos factores adicionales, pero el hecho de contar con una herramienta como un ERP, le brinda a la empresa mejoras importantes en su gestión, que le ayudan a ser más competitiva, además de que sienta las bases para su crecimiento futuro, según la demanda y necesidades de la empresa.

Sistemas como el ERPNext, al ser gratuitos y de código abierto, pueden generar grandes ahorros a las pequeñas y medianas empresas que requieren de un ERP para mejorar su operación, ya que no requieren invertir en la compra del software o sus licencias.

 

Recuerde que en Vorealis Software estamos para apoyarle en lo que requiera con relación a ERPNext, y le ayudamos a implementarlo y mantenerlo en operación en su empresa, por lo que le invitamos a ponerse en contacto con nosotros para brindarle más información.

Un ERP ofrece funcionalidad que permite mejorar sustantivamente la operación de una PYME.

Conozca sobre estos beneficios y qué tipo de ERP puede apoyar mejor el crecimiento de su empresa.